Dataskyddsbeskrivning

Uppdaterad 19.10.2018

Företag: Niilo Mäki -stiftelse, PO Box 35, 40014 JYVÄSKYLÄ UNIVERSITET
NMI utbildning, information och publicering, företags-ID 0920779-6
telefon: +358 10 229 2990, email: koulutusinfo@nmi.fi

Kontaktperson för registreringsfrågor
Maria Haakana,
Niilo Mäki Insitituutti,
PO Box 35,
40014 JYVÄSKYLÄ UNIVERSITET ,
maria.haakana@nmi.fi, 0503610973

Namn på registret
Kundregistret för Niilo Mäki Institutet

Syftet med behandlingen av personuppgifter – Vilken information lagrar vi och varför?

Denna dataskyddsbeskrivning förklarar hur vi behandlar personlig information i kund- och marknadsföringskommunikation. Du har rätt till skydd av dina personuppgifter.

Vi behandlar endast de personuppgifter som krävs enligt lag och på ett tydligt sätt. Vi följer bestämmelserna och principerna i Europeiska unionens allmänna databeskrivningsförordning (GDPR).

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att hantera kundrelationer, att undersöka fel i elektroniska tjänster, kundkommunikation och info om verksamhet (främst NMIs egna aktiviteter) samt informera och marknadsföra våra egna tjänster.

För att kunna ta emot publiceringsorder och anmälningar till våra betalda kurser registrerar vi åtminstone namnet på abonnenten / deltagaren, leverans- och faktureringsinformation och e-postadress i vårt kundregister. Utbildningsstyrelsens finansierade utbildningar som är gratis för deltagande kräver Utbildningsstyrelsen att det det samlas deltagarnas bakgrundsinformation som ska tillhandahållas (modersmål, kön, ålder, arbetsplats, ockupation, jobb, antal arbetsår i uppgiften). Bakgrundsinformationen för deltagarna i den UBS -finansierade utbildningen rapporteras till UBS som en samling utan kundidentifieringsinformation.

På utbildningar finns det utbildningsmaterial till deltagarna identifierad med namnetiketter, för att säkerställa att alla får materialet och att vi vet vilka som har kommit till utbildningen.

Om en deltagare i utbildningen inte vill att hans / hennes namn ska vara synligt för andra deltagare i utbildningen kan han / hon på begäran få anonyma utbildningsmaterial från föreläsaren. Detta kan till exempel ske genom att svara till utbildningens inbljudnings e-posten som skickas till deltagaren före kursdagen, men minst 1 vecka före kursdagens början.

Feedback samlas in via online frågeformulär och papper. Feedback sammanställs för att stödja utbildningsutveckling. Feedback finansierad av UBS rapporteras till UBS Feedback, feedback frågeformulär och frågor kommer att behållas för den tid som krävs för att hantera frågan.

Syftet med att samla in specialkostinformation är att betjäna kunden. Dietinformation överförs till utbildningsplatsrestaurangen utan några personuppgifter.

Personlig information används inte för automatiserad beslutsfattande eller annan profilering. Registraren kan dock hämta de registrerade användarna för att samla uppgifter, beroende på utbildning eller publikationer som han eller hon har varit intresserad av. Syftet med denna behandling är att betjäna kunder.

Datainnehållet i registret / Personuppgifter behandlade

   – Kontakter, till exempel namn, e-postadress, telefonnummer, frakt och faktureringsadress
   – Information om tjänster (utbildning) och produkter beställda av kunden, leverans och eventuell fakturering
   – Annan information som samlats in med personens samtycke, till exempel yrke och specialdiet.
   – Vid anslutning till kostadsfri utbildning samlas bakgrundsinformationen om deltagarna till betalaren (Utbildningsstyrelsen). Bakgrundsinformationen tas bort från systemet när lagstadgad kvarhållningsperiod (10 år) har löpt ut.
  – Personlig bakgrundsinformation; modersmål, kön, ålder
   -Arbetsinformation:, arbetsplats, var den ligger huvudsaklig arbetsuppgift, hur lång erfarenhet av uppgifter inom undervisningsväsendet man har
Regelbundna informationskällor
   Kundrelaterad information samlas in från kunden vid anmälan till online beställning, utbildningsanmälningar, prenumerationsabonnemang och utbildning online, i samband med kundservice och annars direkt från kunden.

Priciperna för dataskydd och hur länge förvarar NMI dina personuppgifter

Användning och underhåll av ett persondatasystem är begränsat till anställda som utses och utbildas av registeransvarig och är bundna av sekretessplikt.

De system som används i registret har placerats i ett kontrollerat utrustningsutrymme i Finland. Data lagras i en fysiskt säker datacentermiljö på servrar som hanteras av regulatorn. Anläggningen har 24-timmars säkerhet, inspelning av kameraövervakning, åtkomsträttigheter till begränsade personer, dubbel strömförsörjning och gasbläckningsutrustning från Argon. För dataskydd används vanliga lösningar, såsom härdningssystem, brandväggar, detaljerade användar-ID och åtkomsträttigheter och transaktionsloggar i branschen.

Kunddata lagras i kundregistret tills kunden säger något annat, eller uppgifterna är föråldrade. I det här fallet kommer uppgifterna att tas bort från registret, med hänsyn tagen till de lagstadgade skyldigheterna (som förvaringsperioder som ska observeras i bokföringen). Vi behåller endast personuppgifter så länge som nödvändigt för att uppnå de ovan angivna syftena i enlighet med gällande lagstiftning.

Kontrollenheten utvärderar regelbundet nödvändigheten av att behålla personuppgifter, förutom att vidta rimliga åtgärder för att de registrerade inte behåller register över inkompatibla, föråldrade eller felaktiga personuppgifter i registret.
Uppgifterna kommer inte att lämnas ut till tredje part och kommer inte att överföras utanför EU eller EES.

NMI-Bulletinets abonnentadressinformation skickas till förlager för utstationering.
Sammansatt information utan identifieringsdata överlämnas till Utbildningsstyrelsen i samband med rapporteringen om den utbildning de finansierar.

Dina rättigheter – Rätt till kontrollering och rätt att kräva korrigering av information

Du har rätt att kontrollera de personuppgifter som finns lagrade i ditt personliga register. Förfrågan måste göras via e-post till koulutusinfo@nmi.fi, telefon +358 50 3610973 eller per post till CRM / Niilo Mäki Insitituutti, PO Box 35, 40014 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO.
Du har rätt att återkalla ditt samtycke eller att begära rättelse, begränsning eller borttagning av dina uppgifter inom ramen för lagen. Begäran hanteras från fall till fall. Niilo Mäki Institutet har en lagstadgad skyldighet att behålla viss information under en viss tid och då det kan inte raderas.

Den registrerade har rätt att förbjuda oss att behandla uppgifter om honom / henne för direktmarknadsföring och marknadsundersökningar och opinionsundersökningar. Förfrågan måste göras via e-post till koulutusinfo@nmi.fi eller på telefon 0503610973 eller per post till CRM / Niilo Mäki Institut, postboks 35, 40014 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO.

Du har rätt att motsätta eller begränsa behandlingen av dina uppgifter i enlighet med sekretesspolicyen och att lämna in ett klagomål hos tillsynsmyndigheten om du tror att vi inte har behandlat dina personuppgifter i enlighet med lagen.

Ändring av sekretesspolicyen

Vi utvecklar ständigt vår verksamhet och förbehåller oss därför rätten att ändra denna sekretesspolicy genom att berätta om det i våra tjänster. Ändringar kan också baseras på förändringar i lagstiftningen.

Vi rekommenderar att du regelbundet granskar innehållet i vår sekretesspolicy.